台州市国土资源局关于印发《台州市国土资源局档案管理制度(试行)》等7个档案管理相关制度的通知
发布日期:2013-11-19  21:19 访问次数: 字号:[ ]

 

 

 

台州市国土资源局文件

 

台土资发〔20134

 

 


台州市国土资源局关于印发《台州市国土

资源局档案管理制度(试行)》等7

档案管理相关制度的通知

 

局机关各处(室、局),直属事业单位:

《台州市国土资源局档案管理制度(试行)》、《台州市国土资源局立卷归档制度(试行)》、《台州市国土资源局档案借阅利用制度(试行)》、《台州市国土资源局档案保密制度(试行)》、《台州市国土资源局档案鉴定销毁制度(试行)》、《台州市国土资源局档案库房管理制度(试行)》、《台州市国土资源局档案统计制度(试行)》已经局长办公会议研究同意,现印发给你们,请认真贯彻执行。

 

台州市国土资源局

2013110

 

 

台州市国土资源局档案管理制度(试行)

 

一、为加强档案规范化管理,凡在工作中形成的应立卷归档的文件、材料、报表等,必须符合档案管理实施办法。书写必须使用碳素墨水或蓝黑墨水,并做到齐全、完整、系统、准确。

二、文书、财会、人事、仪器设备、基建图纸等所有档案均按规定送综合档案室妥善保管,存放有序,查找方便。

三、处(室、局)兼职档案员应及时做好本部门有关档案资料的收集、整理,当年档案应在次年三月前整理完毕交给综合档案室,综合档案室在收齐后三个月内完成归档工作。

四、严格执行安全保卫制度,档案不得随意堆放,严防毁损、散失和失密。

五、档案原件原则上不得借出,如有特殊需要,须报主任或上级主管单位同意。

六、档案保管期限根据省、市有关规定执行。

七、销毁会议、文书等档案,应事先编制销毁清册,经主任批准,确定监销人员进行核对后才可销毁,销毁情况应报告主管领导。


台州市国土资源局立卷归档制度(试行)

 

一、本单位在业务工作中形成的已经办理完毕的具有保存价值的各种文件材料,按照归档范围收集齐全,由各处(室、局)兼职档案人员按规定进行整理立卷。

二、本单位文书档案根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》按件归档。

三、本单位档案立卷归档工作,由兼职档案人员按规范化要求做好档案的立卷工作,并进行装订。各处(室、局)负责人应在备考表内签字,以示负责。装订成卷的档案在次年的三月底前上交局综合档案室,并办理移交手续。会计档案由财务兼职档案员负责,在第二年的三月底前,搞好立卷归档,保管一年后向综合档案室移交。

四、归档材料及案卷的质量应符合下列要求:

1、应归档的文件材料要齐全、完整、准确,即不庞杂,又不短缺。

2、档案文件如需修改,应在修改处加盖校对章,不得使用涂改液。

3、切实做到所整理的档案遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间有机联系,分类清楚、立卷合理,区别不同保管期限,便于保管和利用。

4、案卷装订整齐牢固,档案号清晰,卷容美观。


台州市国土资源局档案借阅利用制度(试行)

 

一、借阅档案要登记,归还要及时。借阅秘密文件按有关保密规定办理。

二、查阅人必须保持案卷整洁,不得勾画涂改、污损、折叠和拆撕案卷,查阅档案时禁止吸烟。

三、如要摘抄、复印档案资料,须经档案管理人员同意,并做好档案利用的登记工作以及利用后的效果反馈。

四、查阅文件只限在综合档案室查阅,查阅人不得将档案文件资源带离综合档案室,要严守纪律,不得丢失档案材料。

五、档案的借阅利用工作,必须严格执行保密制度。

 

 

台州市国土资源局档案保密制度(试行)

 

一、认真贯彻执行国家的保密法律法规,遵守国家工作人员保密守则,不泄露、盗窃、出卖机密。

二、妥善保管文件档案,禁止无关人员进入档案库房和翻阅档案。

三、秘密、机密档案仅限本局相关人员内部查阅,绝密档案查阅应经局领导批准;外单位查阅密级档案均须凭单位介绍信及局领导批准,并限在室内查阅。查阅完毕后立即归还入库。

四、档案管理人员离开库房时,应检查档案箱关闭情况,关好门窗,确保安全。

 

 

台州市国土资源局档案鉴定销毁制度(试行)

 

为保证局档案鉴定、销毁工作有组织、有监督地进行,特制定本制度。

一、严格鉴定标准,认真执行国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》及本局制订的档案保管期限表的规定。

二、对无保存价值档案的鉴定和处理,由综合档案室提出清单和初步意见,局档案鉴定小组审定,必要时可邀请形成该档案的有关同志参加。

三、经鉴定确认无保存价值的档案文件材料,由档案管理人员编造销毁清册,交鉴定小组审定,经局分管领导审批,批准后方可销毁。其中会计档案中的定期保管案卷的销毁须报局主要领导批准后方可实施。销毁时应在指定地点,须有二人以上监督,监销人员在清册上签字,销毁清册立卷归档。

 

 

台州市国土资源局档案库房管理制度(试行)

 

一、档案库房由档案管理人员专人管理,非专管人员不得擅自进入库房。

二、必须做好库房防火、防盗、防光、防尘、防虫、防霉等工作,室内放置温湿度计,设双层窗帘,档案箱内放置樟脑块,努力做到档案材料无霉变、无虫蛀。

三、严禁将易燃、易爆物品带入库房,严禁在库房内吸烟。

四、库房内不得存放食品和堆放杂物,应经常进行清扫,保持库内整洁。

五、经常检查库房各种安全设施,及时排除隐患。库房的档案柜(箱)应随开随关。档案人员离开库房时,要关好门窗和关灭电灯,确保库房安全。

六、库房内档案资料应分类存放,排列整齐,编号有序。

七、对库房内档案应进行定期检查,发现问题,及时汇报及时解决。


台州市国土资源局档案统计制度(试行)

 

一、按规定填写档案收进、移出登记表,对档案的收进移出情况进行统计,档案员对室藏档案做到心中有数。

二、对应销毁的档案登记造册,建立档案销毁数量统计制度。

三、设立档案利用情况登记制度,做好档案利用情况的统计。

四、机关综合档案室要做好本机关各种档案的统计工作。按规定向档案业务管理机关和上级主管部门报送档案工作基本情况统计表,做到填报及时、数字准确。

五、对所属单位的档案统计工作进行指导,收集数据,了解情况,便于提高。


 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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