台州市国土资源局关于印发《台州市国土资源局档案信息化管理制度(试行)》的通知
发布日期:2013-11-19  21:23 访问次数: 字号:[ ]

 

 

 

台州市国土资源局文件

 

台土资发〔20136

 


台州市国土资源局关于印发《台州市国土资源局档案信息化管理制度(试行)》的通知

 

局机关各处(室、局),直属事业单位:

《台州市国土资源局档案信息化管理制度》已经局长办公会议研究同意,现印发给你们,请认真贯彻执行。

 

台州市国土资源局

2013110

 


台州市国土资源局档案信息化管理制度(试行)

 

一、电子文件归档管理制度

 

第一章 总则

 

第一条 为了加强对局机关电子文件的归档管理,保障电子档案的安全保管和有效利用,根据《电子文件归档与管理规范》等有关法律法规和要求,结合本局档案工作实际,制定本规定。

第二条 本规定适用于局相关各处(室、局),直属事业单位(以下简称局机关各部门)。

第三条 本规定所称的电子文件,是以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统阅读、处理并可以在通信网络上传输的文件。

电子档案,是经过鉴定具有保存和利用价值的归档电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。

物理归档,指把计算机及其网络中的电子文件集中传输至可脱机保存的载体上,向档案室移交的过程。

第四条 局综合档案室负责对本局各机关各部门电子文件归档管理的监督和指导。

第五条 局机关各部门要加强领导,健全制度,明确分工,责任到人,科学处理,认真操作,做好电子文件归档管理工作。要保障必要投入,改善相应设施条件,其所需经费必须列入局财政预算,以保证电子档案的真实完整、顺畅运作、安全保管和有效利用。

第六条  局电子文件的形成、运转、整理、归档等工作一般由承办的业务部门负责;电子文件归档管理、鉴定保管和开发利用等工作,一般由综合档案室负责,电子文件形成部门提供协助和支持。

第七条 电子档案应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。综合档案室要配备与业务部门兼容的计算机系统。档案人员应忠于职守,熟悉业务,并具备必要的计算机专业知识,掌握相关技能。

 

第二章归档范围和方式

 

第八条 凡是反映本局公务活动、具有查考利用价值的电子文件均属归档范围。主要有文字处理文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、数据库文件及其相关软件、数据及载体等。

第九条 运用电子计算机进行公文处理的,要定期将应归档的电子文件制作脱机备份。需要保存15年以上(含15年)的电子文件,应同时制作纸质版本与电子文件一并归档。只有纸上记载的重要归档材料,如党委会议记录,也要由形成部门转换成电子文件,实行双套制存档,以便于微机全文检索。电子文件相应的机读目录、相关软件、其他说明等也要一同归档,并保存在同一载体上。

第十条 电子文件的归档方式主要是逻辑归档和物理归档。本局鉴于目前的实际情况,在开展这项工作的初始阶段,采用物理归档方式。

第十一条  采用物理归档方式的基本要求是:

(一)办理完毕的电子文件应定期进行物理归档,具体时间一般不超过3个月。档案室应与业务部门一起制定电子文件物理归档的具体措施,以及归档的具体计划和目录。

(二)业务部门根据归档计划,在应归档电子文件产生时打上相应标识,在归档时把带有标识的电子文件集中,检查并清除计算机病毒,对含有安全隐患等的数据文件,综合档案室应拒收。

(三)把通过查、杀毒后的电子文件按国家有关档案分类办法进行分类、组盘。

(四)把通过分类的电子文件重新排列,拷贝至耐久性较好的载体(最好是一次性写光盘),一式三套(封存保管、查阅使用、异地保存各一套)。填写必要的著录项目和载体的编号,同时还应注明是否经过查毒和杀毒处理等,作为标签贴在载体或包装盒上。

(五)电子档案要编制简要的检索工具,其基本著录项目为:序号、题名、责任者、文号、每份文件机读时间及位置、密级、保管期限、硬件和软件环境等,电子档案著录应符合国家《档案著录规则》基本要求。

(六)应把经办过程中的情况随时记录在相应的文件中。

第十二条 局机关各部门无论实施何种归档方式,在归档时都应做到及时准确、数据完整、内容真实、编目规范、帐实一致、手续清楚。并编制机读目录和归档清单,除随机存储外,还需打印一式三份,具体承办部门和综合档案室双方签字后各执一份,另备用一份。原电子文件载体在完成电子文件归档后,在其形成部门须保留一年以上。

综合档案室每年要定期对电子文件归档情况进行全面清理,做到及时查漏补缺,以保证电子文件归档的安全、完整。

 

第三章 移交与保管

 

第十三条 电子档案的保管期限按国家现行纸质档案保管期限的规定执行。

第十四条 电子档案移交的具体方式,由综合档案室根据实际情况确定时间定期移交。

第十五条  综合档案室负责电子文件归档检查和移交验收。实际操作时要重点检查其可读性和完整性,记录的字节数、检索条目等著录项目与登记是否一致,如果电子档案拷贝在载体上的,还要再看其介质是否完好无损,必要时进行全面核查,确保测试无病毒和档案内容的准确完整。凡检验不合格的,由形成部门负责重新制作。

第十六条 对综合档案室室藏电子档案,磁性载体每两年机读抽检一次,抽检率不低于40%,光盘载体每四年机读抽检一次,抽检率不低于10%,发现问题及时补救。

第十七条 随着计算机技术和设备的不断更新,局综合档案室藏电子档案要在完整、准确有保障的前提下,同步更新复制。一般情况下,磁带、磁盘载体上的电子档案要每四年复制一次,需抢救的光盘应及时复制。复制或补救新版后,旧版或有问题的载体仍需保存四年。上述情况均应及时填写电子档案管理登记表。

第十八条 电子档案要采用专门的保护设备和保护技术手段,其载体应直立存放在防光、防尘、防磁、防有害气体的装具中,温度控制在17-20;相对湿度控制在35-45%

 

第四章利用与销毁

 

第十九条 局机关各部门要加快实现与综合档案馆之间的微机联网,由综合档案室统一文档管理软件,以利电子档案机检目录对接、原文检索,方便查询和使用。

第二十条 综合档案室负责电子档案进馆后的统一编目、保管、开发利用。为保证电子档案的安全利用,应注意以下事项:

(一)封存的电子档案不得外借;

(二)利用时使用复制件;

(三)查阅应在许可范围,并遵守保密规定;

(四)联网利用要有安全保密防范措施和可靠的监管保障。

第二十一条 销毁电子档案,必须按《浙江省实施〈中华人民共和国档案法〉办法》第二十一条之规定执行。

 

第五章附 

 

第二十二条 本规定由局综合档案室负责解释。

第二十三条 今后国家颁布有关电子文件管理的规定和标准时,以国家的规定、标准为准。

第二十四条 本规定自公布之日起执行。

 

二、纸质档案数字化技术规范

 

本规定依据国家行业标准 DA/T 312005《纸质档案数字化技术规范》而制定,对纸质档案数字化的工作流程提出具体的技术要求,适用于局综合档案室纸质档案的数字化加工、验收及数据管理。

1 纸质档案数字化基本要求

1.1 加工范围

档案数字化加工的范围为本局形成或保管的具有永久或长期保存、社会利用价值高的档案。

1.2 基本环节

纸质档案数字化的基本环节为:档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份、数据管理等。

1.3 过程管理

1.31 建立档案数字化加工安全保密管理制度,确保档案原件和数字化档案信息的安全。

1.32 建立档案数字化的台帐制度,在档案数字化各环节均进行详细登记,以备查考。

2 档案整理

在档案进行数字化扫描前,应对档案进行整理,确保档案数字化质量。

2.1 目录审核

目录审核是根据档案的实际情况,按照《档案著录规则》(DA/T 18)等要求,规范档案目录著录内容,核实目录的准确性。如有不规范或错误的文件题名、责任者、档号、起止页号和页数等,应对目录进行修改,为建立目录数据库做准备;已建立目录数据库的,则依据档案实体对目录数据进行检查核实和修改。

2.2 鉴定扫描件和非扫描件

制定扫描件和非扫描件的范围,按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。原则上重份文件、档案经过鉴定后不列入扫描范围的属于非扫描件。

2.3 拆件和装订

以不损伤档案原件为前提,尽量拆除档案装订物,以免影响扫描质量。如拆除装订物可能会对档案原件造成损伤的,应保持原装订。

扫描工作完成后,应进行档案清点,做到准确、无遗漏;拆除过装订物的档案应按原档案卷内文件的排列顺序进行排列,恢复装订,或根据工作需要改变原装订方法。

2.4 页面修整

对已确定扫描的档案进行页面情况检查,页面破损严重,无法直接进行扫描的,应先进行页面修复;页面折皱不平,影响扫描质量的,应先压平或熨平后再进行扫描。

2.5 档案整理登记

制作档案整理工作登记表,对档案整理的过程一一进行登记,包括目录审核修改情况,扫描件和非扫描件鉴定情况,页面修整情况等,作为数字化其他工作环节的依据。

3 档案扫描

3.1 扫描方式

3.1.1 根据档案幅面的大小选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描。大幅面档案可采用大幅面平板直接扫描,或采用缩微拍摄后胶片转数字化。没相应设备的一般采用小幅面扫描后进行图像拼接的方式处理。

3.1.2 纸张状况较差,以及过薄、过软或超厚的档案,应采用平板扫描方式;纸张状况好的档案可采用高速扫描方式。

3.1.3 扫描方式的选择以不损伤档案原件为原则。

3.2 扫描色彩模式

3.2.1 扫描色彩模式有黑白二值、灰度、彩色等。

3.2.2 用黑白二值模式扫描,形成的图像文件所占用的空间较小,适用于页面为黑白两色,字迹清晰,不带插图的档案。

3.2.3 灰度模式适用于页面为黑白两色,但字迹清晰度差,或带有插图的档案,以及页面为多色文字的档案。

3.2.4 彩色模式扫描形成的图像文件所占用的空间较大,但能直接反映档案的原貌,用途广泛,并且可根据需要把彩色图像转换成黑白二值或灰度。页面有红头、印章或有照片、彩色插图的档案应采用彩色模式。

3.3 扫描分辨率

3.3.1 扫描分辨率参数大小的选择,应以扫描后的图像清晰、完整,不影响图像的利用效果为准。

3.3.2 不论采用何种色彩模式,一般情况下,扫描分辨率大于或等于100dpi即可。如果档案文字偏小、密集、清晰度差等,可适当提高分辨率。

3.3.3 需要进行OCR汉字识别的档案,扫描分辨率应大于或等于200dpi

3.4 扫描登记

登记扫描档案的页数、色彩模式、分辨率等,如需要进行OCR识别的档案应注明。在登记的同时应注意核对每份文件的实际扫描页数与档案整理登记单填写扫描件的页数是否一致,发现漏扫或错扫时应及时补扫,并在登记表上注明原因和处理方法。

4. 图像处理

4.1 图像质量检查

4.1.1 图像质量应达到以下要求:图像完整、清晰,无影响图片美观的黑边和污点,图像不偏斜或倒置,符合正常阅读习惯。

4.1.2 检查图像的偏斜度、清晰度以及完整性,发现不符合图像质量要求的应进行图像处理;因操作不当造成图像不完整或无法清晰识别时,应重新进行扫描。

4.1.3 扫描图像的排列顺序与档案原件一致,发现不一致时应进行调整;发现文件漏扫时,应及时补扫并正确插入图像。

4.2 纠偏

对出现偏斜的图像应进行纠偏处理,以达到视觉上不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像进行旋转还原,以符合阅读习惯。

4.3 去污

对图像页面中出现的影响图像质量的杂质,如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理,在不影响文字可懂度的前提下展现档案原貌。

4.4 图像拼接

对大幅面档案采用分区小幅面扫描后,形成的多幅图像,应进行拼接处理,合成为一个完整的图像,拼接后应与档案原件核实,确保拼接无误,保证数字化图像的整体性。

4.5 裁边

为缩小图像文件容量,节省存储空间,扫描的图像应去除图像无内容、多余的边。

5 图像存储

5.1 图像存储格式

5.1.1 图像存储格式一般应选择TIFFG4)或JPEG格式。这两种图像格式存储文件小,通用性强,不使用专门图像编辑和浏览软件也能在WINDOWS系统平台上进行浏览和管理。

5.1.2 采用黑白二值模式扫描的图像文件,应采用TIFFG4)格式存储;采用灰度或彩色模式扫描的图像文件,应采用JPFG格式存储。

5.1.3 提供网络查询的图像,可把原TIFFJPEG图像文件转换为CEBPDF、海蓝或其他格式。

5.2 图像文件的命名

5.2.1 每一份文件应以该文件相对应的唯一档号来为扫描后的图像文件命名。为了便于管理和数据挂接,图像文件命名的档号格式应与其目录数据库中的档号格式相一致。

5.2.1.1 传统以卷为保管单位的文书档案,档号格式为:全宗号—目录号—案卷号—文件所在页号(或文件顺序号)或全宗号—年度—保管期限代码—类别(机构)代码—归档号—文件所在页号(或文件顺序号)。

5.2.1.1.1 保管期限代码为永久为130年为210年为3

5.2.1.1.2 类别(机构)代码由综合档案室根据实际情况进行编制,固定使用,没进行分类的则以“0替之。

5.2.1.2 立卷改革后以件为保管单位的档案,根据档案类型的不同其档号格式有所区别。

5.2.1.2.1 文书档案档号格式为:全宗号—年度—保管期限代码—机构(问题)代码—件号。

5.2.1.2.2 会计档案图像档号格式为:全宗号—年度—类别—件号。

5.2.1.2.3 基建档案档号格式为:全宗号—年度—项目代号(代码)—保管期限代码—类别号代码—件号。

5.2.1.2.3.1 类别号代码:基建文字为1、基建图纸为2

5.2.1.2.3.2 项目代号(代码)由各处、室自行编制,固定使用。

5.2.2 档号中的各号(代码)固定位数,不足前补“0。具体如下:

全宗号3位、目录号3位、案卷号4位、文件所在页号4位、文件顺序号(件号)4位、年度4位、类别(机构)代码2位、归档号4位、一级类目代号1位、二级以上类目代号2位。

档号中空缺或没有进行编制的号(代码),如全宗号、类别(机构)代码等,则以“0”替之。

5.2.3 多页文件应建立相应的文件夹,并按档号加上页码顺序对图像文件命名。

5.2.3.1 以卷为保管单位的档案,每卷建立一个文件夹并以其档号来命名。

5.2.3.2 以件为保管单位的档案,每件建立一个文件夹并以其档号来命名。

6 目录建库

6.1 数据格式

选择通用的数据格式(DBFTXTMDB),能直接或间接地通过XML文档进行数据交换。

6.2 档案著录

按照《档案著录规则》(DA/T 18)等要求进行著录,建立规范档案目录数据库。

6.3 目录数据质量检查

质量检查可采用人工抽查或软件自动校对等方式,核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确。为了保证目录数据与图像文件能够正确挂接,检查时要重点检查档号是否准确、录入的数据条目数与档案的实际数量是否一致,发现数据错录、漏录应及时进行修改、补录。

7 数据挂接

7.1 汇总挂接

档案数字化后形成的图像数据库,经过质量检查确认合格后,通过相应的软件与档案文件目录数据库进行批量挂接。

7.2 检查挂接

数据挂接后,以档案文件级目录数据库为依据,对挂接的图像文件进行检查,核对图像文件的命名格式是否符合要求,发现错误及时作出修正。

7.3 挂接登记

对汇总挂接及检查挂接的情况进行登记,对挂接错误的注明错误原因、处理办法及修正结果。

8 数据验收

8.1 数据抽查

8.1.1 以抽查的方式检查已完成数字化转换的所有数据,包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。

8.1.2 同一批验收的档案,抽查的比率不得低于15%

8.2 验收指标

8.2.1 目录数据库与图像文件挂接错误,图像文件不完整、不清晰、有错误等,为“不合格”。

8.2.2 同一批验收的档案,质量抽查合格率达到95%以上(含95%)时,可以验收“通过”。

合格率=抽查合格的文件数/抽查文件总数×100%

8.3 验收审核

综合档案室验收“通过”的结论,必须经过分管领导审核、签字后才有效。

8.4 验收登记

综合档案室对接收档案的验收过程进行详细登记,以备查考。

9 数据备份

9.1 备份要求

9.1.1 在档案数字化的过程中,要求把每天形成的图像文件数据备份到计算机的硬盘上。

每星期形成的图像文件数据,除备份在计算机硬盘外,并采用一次性写入光盘刻录一套数据保存。

9.1.2 数据挂接并验收合格后,应及时进行备份。采用多套备份方式,备份介质为一次性写入光盘,至少备份3套,并注意异地保存。

9.2 数据检验

备份的数据应进行检验,检查备份数据是否能被计算机正确读取、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。

9.3 备份标签

数据备份后应在相应的备份介质上做好标签,并简略说明备份内容和备份时间,以便查找和管理。

9.4 备份登记

对每次备份的内容、数据大小、备份时间、备份套数及数据存放位置等进行记录。

10 数据管理

10.1 管理要求

加强对纸质档案数字化成果的管理,制定相应的管理制度,对备份数据定期检查,确保数据的安全、完整和长期可用。

10.2 保管环境

10.2.1 数据光盘不得擦洗、划痕、触摸其裸露处以及弯曲、挤压、摔打盘片。

10.2.2 数据光盘保管环境温度为1424,相对湿度为45%60%

10.2.2 防止数据光盘沾染灰尘和污垢,避免阳光直接照射,远离热源、酸碱等有害气体和强磁场。

10.3 检测与维护

10.3.1 备份数据光盘每年进行一次有效性、安全性检查,并每45年重新刻录、备份数据。

10.3.2 如原数据运行的软、硬件平台发生改变,应及时对数据进行转换,并做好备份。

 

三、档案数据安全保密制度

 

(一)保密电子文件需办公室统一保管。

1、属保密电子文件的密级按其所属项目的最高密级界定,其生成者应按密级界定要求标定其密级,并将文件存储专用的保密计算机上。

2、属保密电子文件要有密级标识,密级标识不能与文件的正文分离,一般标注于正文前面。保密电子文件必须定期、完整、真实、准确地存储到不可更改的介质上,并集中保存,然后从计算机上彻底删除。

3、保密电子文件未经许可严禁私自复制、转储和借阅。如工作需要复制、转储和借阅需报局长批准后,按保密规定办理相关手续。

4、保密文件根据有关规定确定密级及保密期限,并视同纸制文件,分密级管理,严格借阅、使用、保管及销毁制度。备份文件和资料保管地点应有防火、防热、防潮、防尘、防磁、防盗设施,并进行异地备份。

(二)局机关各部门自用信息资料和内部资料应自行保管好,并要定期做好备份,备份可采用磁盘、光盘、移动硬盘、U盘等存储介质。

(三)对外来光盘、软件要严格管理,原则上不允许外来光盘、软件在综合档案室的计算机上使用。确因工作需要使用的,事先必须进行防(杀)毒处理,证实无病毒感染后,方可使用。

(四)计算机需维修时,要报局办公室指定专人进行维修,为保证所存储的涉密信息或内部资料不被泄露,综合档案室需指定专人在维修现场,对维修人员、维修对象、维修内容、维修前后状况进行监督并做详细记录。

(五)综合档案室的网络计算机的密码由综合档案室负责人负责管理,其它计算机的密码管理由使用人负责管理。

 

四、档案数据网络和信息设备维护使用制度

 

(一)禁止外来计算机在未经许可情况下使用档案管理系统。

(二)严格按照计算机操作规程进行操作,如遇电脑故障本人无法排除,应及时请技术人员处理,不得随意盲目操作。

(三)认真保护计算机设备,保持设备清洁、整齐,禁止在计算机旁安放带电、带热、带水的物品,避免高温及阳光照射计算机,机房温度控制在22℃±5,相对湿度<75

(四)存、储介质如移动硬盘、U盘应由专人保管、专门使用,禁止带出外面使用,外来存储介质禁止在档案计算机上使用。

(五)禁止利用档案计算机访问互联网网站、玩电子游戏或者观看娱乐节目。

 

五、档案数据网上查询利用制度

 

(一)综合档案室提供各类非涉密室藏档案网上查询。

(二)由综合档案室工作人员设置登录密码,凭密码进入电脑系统查询数字档案。外单位人员查询档案需经本单位分管领导同意后由综合档案室管理人员执行相应查询操作。

(三)数字档案利用权限分三级设定。普通用户:是指一般工作人员通过档案管理员发布的档案信息进行查阅。中级用户:是指各处(室、局)的兼职档案员在普通用户使用权限基础上,可以添加指定分类的资料。高级用户:是指中层以上的领导才可查阅各类档案。

(四)外来人员利用数字档案管理系统查询业务档案资料,由档案管理人员通过后台管理提供相应权限的内容。

(五)查询限制开放的数字档案和纸质档案需在网上提出查阅申请,由档案管理人员审查后提供查询利用,借出纸质档案还需分管领导审批同意后方可借出。

(六)网上数字档案仅供本局机关工作人员按权取查阅,不得外传。

 

六、档案数据管理维护制度

 

(一)数字档案由档案管理人员和计算机管理人员分别负责管理和维护,确保档案数据安全。

(二)各门类数字档案经质量检查合格后,输入数字档案室管理系统,由综合档案室统一管理。

(三)修改、删除数字档案必须由综合档案管理人员执行操作。

(四)数字档案应至少制作三套备份(一套硬盘,两套光盘),备份介质分开保管,一套异地保存。

(五)综合档案室应配备专用的电子文件柜,规范存放归档电子文件和数字档案。

 

七、数字档案鉴定销毁制度

 

(一)数字档案鉴定以市档案主管部门的指导性文件和本局的《档案归档范围及保管期限表》作为鉴定的依据和标准。

(二)数字档案鉴定工作需经分管领导同意,由档案管理人员和有关职能部门组成的鉴定小组,根据档案的不同保管期限,定期对已到保管期限的数字档案,重新进行审查,做出鉴定,提出存毁意见。

(三)经鉴定,对已失去利用价值和保存价值的数字档案,需要销毁的,由鉴定小组提出意见,编造销毁清册。

(四)档案鉴定小组将数字档案鉴定工作情况写成报告,连同数字档案销毁清册,报请主管领导审批同意,在档案管理系统删除相关数据。

(五)数字档案销毁清册要永久保存。

(六)严禁任何人,任何部门擅自销毁各类数字档案。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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